管理信息系统实践大作业.pdf 36页

.. . . .. 品阁奶茶店 信息系统分析报告 专业 .专注 . .. . . .. 目录 第一篇 调查计划 1.1 调查目的及任务 ………………………………………………………………（02 ） 1.2 调查计划 ………………………………………………………………………（02 ） 1.3 主要调查记录及获得的资料清单 ……………………………………………（02 ） 第二篇 组织及现有系统介绍 专业 .专注 . .. . . .. 2.1 组织发展历史与目标 …………………………………………………………（05 ） 2.2 组织结构图与组织功能图 ……………………………………………………（05 ） 2.3 业务流程图及分析 ……………………………………………………………（06 ） 2.4 组织与业务关系 ………………………………………………………………（08 ） 2.5 现有系统弊端及改进方法 ……………………………………………………（08 ） 第三篇 新销售系统分析 3.1 新销售系统支持的业务及系统范围界定 ……………………………………（11 ） 3.2 优化前后系统业务流程分析与比较 …………………………………………（13） 3.3 业务系统的数据及数据处理逻辑分析 ………………………………………（16 ） 3.4 新销售系统的总体功能结构初步方案 ………………………………………（18 ） 第四篇 小组成员心得体会 4.1 小组成员心得分工 ……………………………………………………………（19 ） 第五篇 附件 5.1 数据资料 ………………………………………………………………………（21 ） 专业 .专注 . .. . . .. 第一篇 调查计划 1.1 调查目的及任务 （1 ）深入了解品阁奶茶店的业务流程及运作模式 （2 ）对组织现存系统进行组织结构 、功能 、数据等方面的分析 （3 ）找出现有系统的弊端并提出改进方案 1.2 调查计划 （1 ）9 月 23 日：进行初步调研并对调研结果进行可行性分析 ，确定研究对象品阁奶茶店 （2 ）9 月 26 日：采访店面经理 ，初步了解品阁奶茶店基本运行状况 、部门组成和销售流程 （3 ）9 月 28 日：采访采购经理 ，咨询采购 - 储备系统如何运作 ，订货周期 ，查货 - 进货的流程 以及供货商的基本信息 。得到 2015 年 9 月进货单和查货单 （4 ）10 月 4 日：采访人事部经理 ，获取有关排班 - 工资系统的信息 ，了解与工时 、分红 、福利 有关的工资计算公式 。得到工资表 。 （5 ）10 月 10 日：采访财务经理 ， 获取现金流量表与日记账 ，了解品阁奶茶店的资金链 ，财务 状况 。 （6 ）10 月 12 日：采访奶茶店店长 ，询问关于品阁奶茶店的组织背景 、发展进程 、组织目标 。 各部门的主要职能 。现存系统中的弊端及未来的发展战略 。进行业务流程图的初步绘制 。 （7 ）10 月 17 日-10 月 20 日：深入了解各个部门的具体职能 ，进行组织结构图的绘制 。 （9 ）11 月 1 日-11 月 3 日：归纳整理所有系统功能 ，分析当前系统所在的信息化阶段 ，分析 现有信息系统存在的问题 。 （10 ）11 月 4 日-11 月 6 日：对类似行业进行调研 ，确定其他类似信息系统的定位和职能 ，对 专业 .专注 . .. . . .. 现有存在缺陷的系统进行优化设计 。 （12 ）11 月 11 日-11 月 12 日：对具体数据进行分析 ，设计新信息系统的总体功能结构 ，形成 初步方案 。 （13 ）11 月 13 日-11 月 16 日：确定最终报告 。 1.3 主要调查记录及调查获得的资料清单 （1 ）9 月 23 日 a.任务 ：初步调研 ，确定研究对象 b.对象 ： 品阁奶茶店与社团联合会 c. 内容记录 ：对调研结果进行可行性分析 ，确定研究对象为品阁奶茶店 d.执行人 ：全员 （2 ）9 月 26 日 a.任务 ：初步了解品阁奶茶店基本运行状况 、部门组成和销售流程 b.对象 ：店面经理 c.内容记录 ： 品阁奶茶店由制作部 、 采购部 、店面部 、人事部 、宣传部 、财务部六个部门组 成 。各部门除了各尽其职外 ，所有部门员工都要参与奶茶的制作与直接销售 。而制作部负责半 成品如茶包 、布丁等的制作 。 （3 ）9 月 28 日 a.任务 ： 咨询采购 - 储备系统如何运作 ，订货周期 ，查货 - 进货的流程以及供货商的基本信息 。 b.对象 ：采购经理 c. 内容记录 ： 专业 .专注 . .. . . .. ①查货 - 进货流程 ： 由采购部员工到仓库查货 ，每周 1-2 次 ，制订查货清单 ，并根据查货单决 定需要进货的产品及数量 ，制订进货单 ，将进货单交给采购经理 ， 由采购经理统一向供应商订 货 。订货后供应商会在 24 小时内将货运送到奶茶店 ，货到付款 ，收货付款再将款项交给财务 部进行报销 。 ② 品阁奶茶店有两个长期的固定供应商 。如下为供应商信息 ：西安天蒲原料公司 （提供奶茶原 料 ）， 陕西大自然餐饮管理有限公司 （提供奶茶原料 、机器设备 ）。 d.获得资料 ：盘点清单 （2015 年 9 月 ），进货单 （2015 年 9 月 ） （4 ）10 月 4 日 a.任务 ：获取有关排班 - 工资系统的信息 ， 了解与工时 、分红 、福利有关的工资计算公式 。得 到工资表 。 b.对象 ：人事部经理 c. 内容记录 ：工资分发制度 ：工资分为现金工资与非现金工资两部分 。其中 ，现金工资由工时 费用与分红组成 。查询每月的排班表得到每位员工的工时 、部门工时 （包括制作部的制作工时 与店面部的打扫工时 ）、 其他工时 （员工大扫除 、摆摊等 ）。其中工时为每小时 5 元 ，部门工 时每小时 8 元 ，其他工时每小时 6 元 （按劳动强度可进行调整 ）。 分红则是由分红系数与工时 的乘积决定 ，分红系数由销售额决定 。 现金工资 = 工时 *5 元 / 小时 + 部门工时 *8 元/ 小时 + 其他工时 *6 元/ 小时 + 分红系数 * 工时 非现金工资即为员工福利 ，最新制度为员工福利 = 工时 *1 元/ 小时 ，员工福利直接存入品阁会 员卡中 ，不能取现支付 。 d.获得资料 ：工资表 （2015 年 3 月及 4 月 ） 专业 .专注 . .. . . .. （5 ）10 月 10 日 a.任务 ： 了解品阁奶茶店的日常财务状况 、财务部门及其主要工作 。 b.对象 ：财务经理 c. 内容记录 ：① 品阁财务部门组成及主要工作 ：财务部门由一名会计 、一名出纳组成 。主要工 作为品阁财务统筹与管理 ，包括品阁账务管理 ，资金管理 ，财务情况分析与报告 。 ②关于现金流量表 ：现金流主要去向包括购进固定资产 ，店面用品开销 ，原材料添置等 。 —— 购进固定资产 ：近一年来 ， 品阁投入大量资本用于添置及更新店面设备 ，如更新台面 ，购 进爆米花机 ，刨冰机等 。总利润在分配完毕之后 ，几乎没有盈余 。 —— 店面用品开销 ：近一年来更换了桌椅及部分装修 。 —— 原材料开销 ：详见采购部门部分 。 ③关于分红 ：在每个月的总工资中包括了分红 。具体每一位员工的分红数量 ， 由财务部门按照 当月的销售业绩等计算出分红系数 ，最后计算出分红 。（ 分红 = 分红系数 * 总工时 ） ④ 关于福利 ：每个月 ，总工资 = 总现金工资 + 福利 。福利由财务部门计算后 ， 以充值的形式打 到每个员工的会员卡上 。 ⑤关于日记账 ：每天记账 ，较详细 。但没有库存现金的盘查 ，账目最终并不和库存现金进行账 实核对 。 ⑥关于银行存款 ：在日记账中 ，若收银的库存现金数目较多 ，则出纳会将库存现金部分地转移 至银行存款 ；相反 ，收银的现金较少时 ，出纳会做相反分录 。这些在日记账中都有详细体现 。 ⑦关于坐支 ： 由于店面规模以及社团性质 ，采购部门进货时可以先在收银里坐支现金 ，用于购 货 ， 随后将发票放入收银机即可 。 不用经过财务部门 。（ 注 ：只有采购部门可以坐支现金 ，其 专业 .专注 . .. . . .. 他部门均不可 。） ⑧关于报销 ：采购部门进货或者其他部门有其他支出时 ，一般先自行付款 ，之后携发票至财务 报销 。对此 ，财务部每月有专门的报销分录明细 。 d.获取资料 ：现金流量表 （2015 年 3 月及 4 月 ）， 日记账 （2015 年 3 月及 4 月 ）， 报销分录 明细 （2013 年 5 月 ） （6 ）10 月 12 日 a.任务 ：询问关于品阁奶茶店的组织背景 、发展进程 、组织目标 。各部门的主要职能 。现存系 统中的弊端及未来的发展战略 。 b.对象 ：奶茶店店长 c. 内容记录 ： ① 品阁的历史 ： 品阁是 2010 年 6 月 7 日由严建铭 、蔚江涛等人在仲英书院的支持下建立的 。 ② 品阁的使命 ：品阁以公益之名建立 ，将以公益之心回报社会 ，传播公益观念 ， 并将运营所得 利润投入公益事业 。 品阁在仲英书院的支持下成立 ， 成为仲英书院对外宣传的窗口和优秀实 例 。 品阁作为仲英书院的一份子 ， 有义务承担起书院对外宣传 、展示 、接待来访等事务 。 ③ 品阁各部门职能 ： 人事部 ：统筹品阁内部事务 。包括品阁人事管理 ， 内部活动策划与实施 ，工资核算与发放 ， 品 阁文档管理 ，会议安排与管理等 。 采购部 ：原料采购与管理 。包括原料采购 ，仓库管理 ，采购资金核算与管理 。 制作部 ： 品阁饮品研发与管理 。包括新品研发 ，饮品制作规范的编写 ，现有饮品制作方法的管 理 、 维护与改进 。 专业 .专注 . .. . . .. 宣传部 ： 品阁宣传与策划 。包括活动策划与实施 ，及各类宣传活动 。 店面部 ： 品阁店务管理 。负责品阁店内所有设施的维护与管理 、更新 ，店内布置 、 改造等 。 财务部 ： 品阁财务统筹与管理 。包括品阁账务管理 ，资金管理 ，财务情况分析与汇报 。 ④存在弊端或有改进空间的系统 ：第一个是进货系统 ， 品阁目前进货均是人工给供货商打电话 订货 ，有时会出现订错货的情况 ；第二个是品阁内部员工的签到 ， 目前签到为手写签到 ，不能 有力地减少和避免员工的迟到早退现象 ，可以通过转换为刷卡签到等方式进行改善 ；第三个是 品阁的电子销售与会员系统 ，该系统由交大学生编写 ， 目前还存在一些技术漏洞 ，如刷会员卡 消费时经常出现系统没有在会员卡内扣钱的现象 ，故会员卡消费需要人工记录 ， 很浪费时间 。 另外 ，该系统还存在很大的一个弊端 ， 即不能计算各商品的销量和总销售额 。 目前考虑的改进措施是引进仙芋世家 （饮品店 ）的电子系统 ，它可以准确地统计总销售额与各 商品的销售量 ，可以根据各商品的销售量来进行菜单的浮动 。另外 ，这个系统可以将顾客购买 的时间排序 ，基本保证先到先得 ， 可以有效地提高顾客满意度 。 d.获取资料 ： 品阁手册之品阁运营管理制度规范 专业 .专注 . .. . . .. 第二篇 组织及现有系统介绍 2.1 组织发展历史与目标 （1 ）品阁的历史 ：品阁是 2010 年 6 月 7 日由严建铭 、蔚江涛 、 邓格尔等人在仲英书院的支持 下建立的 。 （2 ）品阁的使命 ： 品阁以公益之名建立 ，将以公益之心回报社会 ，传播公益观念 ，并将运营 所得利润投入公益事业 。品阁在仲英书院的支持下成立 ，成为仲英书院对外宣传的窗口和优秀 实例 。 品阁作为仲英书院的一份子 ，有义务承担起书院对外宣传 、 展示 、接待来访等事务 。 2.2 组织结构图与组织功能图 (1) 组织结构图 (2) 组织功能图 专业 .专注 . .. . . .. 2.3 业务流程图及分析 我们将从四个业务处理系统对品阁内部运作的业务流程进行分析 。 四个业务处理系统分别为 人事 - 工资系统 、财务系统 、 销售系统 、存储 - 采购系统 。 注 ：业务流程图的基本符号如下 （1 ）人事 - 工资系统业务流程图 专业 .专注 . .. . . .. 解释 ：人事部部员进行人员信息统计 ，生成联系表和空闲时间表 ，其中空闲时间表用于福利 活动及值班安排 ； 人事经理进行值班安排 ，生成排班表 ；值班安排之后进行值班考勤 ，考勤工 作由人事部部员完成并产生考勤表 ；此后人事部部员利用考勤表统计工时 ，并生成工时表 ；人 事部将工时表提交至财务部 。至此完成这一阶段业务 。 （2 ）财务系统业务流程图 解释 ： 出纳统计整理收入表 ，存入财务部门 ；人事部将工时表提交至财务后 ，财务进行工资 计算 ，生成工资表 ，然后进行工资分发 ；另一方面 ，采购和店面的人员在采购消耗品和原材料 之后 ，将发票送至财务部门报销 ； 此外 ，财务每日产生日记账 ，月底生成现金流量表 。 （3 ）销售系统业务流程图 专业 .专注 . .. . . .. 解释 ：顾客浏览菜单 ，进行点餐 ，生成订单并被存储 ，值班人员依据订单进行制作 ，将成品 交给顾客 ；同时进行收银 。 （4 ）存储 - 采购业务流程图 解释 ： 由采购部员工不定期盘点库存 （每周 1-2 次 ）， 记录盘点情况 ，生成盘点清单并存 档 ；采购经理拿到盘点清单之后 ， 打电话给供应商订货 ， 同时生成订货单并存档 ； 厂商收到订 专业 .专注 . .. . . .. 货请求后发货 ；货物交接时采购人员先垫付货款 ，厂商开出收据及发票 ，采购人员将原材料入 库 ； 之后采购人员将发票送至财务报销 。 专业 .专注 . .. . . .. （5 ）总业务流程图 专业 .专注 . .. . . .. 2.4 组织与业务关系 （组织功能矩阵 ） 2.5 现有系统弊端及改进方法 (1) 存储 - 采购系统 ① 主要功能 ： 由采购部部员定期清查库存货物 ，生成盘点清单 ， 由个人经验自拟订货单 ，交 予采购部部长 ，并由采购部部长与供应商联络订货 。 由采购人员收货验货后入库存储 ，并将收 据交予财务部 。 ② 应用范围 ：（ 我们暂且将管理层次分为三层 ，分别为战略计划层 、战术管理层 、业务处理 层 ）清查货物属于业务处理层 ，根据经验订购货物属于战术管理层 。 ③ 现有系统信息结构分析 ： U/C 材料库存 采购单 采购 C U 盘点库存 C C ④ 弊端与改进方法 ： 弊端 改进方法 专业 .专注 . .. . . .. 人工查货 ，容易出错 电 子 数 据 交 换系 统 （借 鉴 沃 尔 玛 供货 系 统 ），系统的终端分别是品阁奶茶店与供应 依赖人工经验拟定订货单 商 。在系统中实时显示原料剩余状况 ，在原 采购部部长与供应商通过电话语音订货 ，时 料剩余低于一定数值时自动提示供应商进 常出现订错货的情况 货 ，由系统拟定电子进货单 ，可有效防止订 货错误或人工经验不足造成的原料浪费 。 (2) 销售系统 ① 主要功能 ：接受顾客订单 ，并根据订单制作产品 。收银入财务库存 。 ② 应用范围 ：前台销售产品属于业务处理层 。 ③ 现有系统信息结构分析 ： U/C 客户 现金库存 销售额 成本 销售管理 C U U 销售产品 C C 财务统计 C U 成本会计 C ④ 弊端与改进方法 ： 系统弊端 改进方法 现有点餐机系统